Inför OVK – guide för BRF-styrelsen
Förbered föreningens OVK genom att samla tidigare protokoll, utse en kontaktperson och planera tillträdet. Här är en praktisk checklista för styrelsen inför besöket och genomgången efteråt.
Vem ansvarar för OVK?
Byggnadens ägare ansvarar för att OVK utförs. För en bostadsrättsförening behöver styrelsen se till att kontrollen planeras. Kontrollen ska utföras av en certifierad funktionskontrollant. Intervallet beror på byggnad och ventilationssystem; kontrollera vad som gäller för just er fastighet.
Regler och ansvar: Boverkets information om OVK.
1. Samla fastighetens underlag
Ta fram senaste OVK-protokollet och uppgifter om eventuella åtgärder efter förra kontrollen. Samla också de ventilationsritningar och drift- eller skötselanvisningar som finns. Berätta om kända problem, ombyggnader eller ändringar som kan vara relevanta.
Saknas något underlag? Beskriv vad ni har och vad ni inte hittar när ni bokar. Då kan behovet av kompletteringar stämmas av i förväg.
2. Utse en kontaktperson och stäm av uppdraget
Bestäm vem i styrelsen eller förvaltningen som samordnar kontakten. Stäm av fastighetens omfattning, tidplan och vilket tillträde som behövs. Klargör också hur resultatet ska lämnas och vem som tar emot protokollet.
Be att få eventuella tillkommande arbeten specificerade separat. Då blir det enklare att skilja besiktningen från åtgärder som kan behövas efteråt.
3. Informera berörda boende
När tid och tillträdesbehov är överenskomna kan styrelsen informera de boende. Ange datum eller tidsintervall, varför besöket görs, vilka utrymmen som behöver vara åtkomliga och vem de kan kontakta vid förhinder.
Stäm av informationen med den som ska utföra kontrollen. Lova inte ett visst tidsåtgång per lägenhet innan upplägget är bestämt.
4. Ordna tillträde på besiktningsdagen
Kontrollera att överenskommet tillträde till lägenheter, teknikutrymmen och andra berörda delar av fastigheten är ordnat. Se till att kontaktpersonen går att nå och att rutinen vid uteblivet tillträde är tydlig.
Be de boende följa de förberedelser som angetts i informationen inför besöket.
5. Gå igenom resultatet och följ upp
Gå igenom protokollet med besiktningspersonen. Anteckna vilka brister som har identifierats, vad nästa steg är och vem som ansvarar för uppföljningen. Byggnadens ägare ansvarar för att brister åtgärdas.
Spara protokollet tillsammans med dokumentation om genomförda åtgärder, så att nästa styrelse och förvaltaren kan följa fastighetens historik.
Vanliga frågor inför besöket
Vad ska vi skicka när vi ber om offert?
Börja med föreningens namn, fastighetens adress, ungefärligt antal lägenheter och önskad tidpunkt. Ange vilket ventilationssystem ni har om ni vet det, och om senaste protokollet finns tillgängligt.
Ska ventilationen rengöras före OVK?
Stäm av behovet utifrån systemets skick och underhållshistorik. Rengöring och OVK är olika uppdrag; rengöring innebär inte automatiskt att kontrollen blir godkänd.
Vad gör vi om en boende inte kan ge tillträde?
Meddela kontaktpersonen så tidigt som möjligt. Stäm av hur uteblivet tillträde hanteras med den som utför kontrollen, inklusive eventuell kompletterande tid och kostnad.
Behöver ni hjälp att planera föreningens OVK?
Atlas Ventilation hjälper BRF-styrelser och fastighetsägare i Stockholm och Mälardalen med planering, kontroll och genomgång av resultatet.